Directiesecretaresse
Ben jij diegene die graag organiseert en op elk niveau uitstekend kan communiceren?
-
Location Eindhoven
-
Organisation Unit Staff
-
Fulltime Fulltime
-
Education level MBO
-
Contract type Permanent contract
Job description
Als directiesecretaresse ondersteun je de General Counsel/Company Secretary en de afdeling legal, compliance, litigation door het zelfstandig uitvoeren van administratieve, ondersteunende en organisatorische taken.
Hierbij voer je uiteenlopende taken uit zoals;
- Agendabeheer, gegevensverwerking, dossierbeheer en archivering;
- Administratieve verwerking van post en inkomende processtukken, inclusief termijnbewaking
- Administratieve ondersteuning bij apostilles, power of attorney’s, engagement letters, KvK-inschrijvingen en corporate bookkeeping (zoals jaarrekeningen, aandeelhoudersbesluiten, directiebesluiten);
- Voorbereiden van brieven, e-mails, presentaties en andere documenten en het beheer van kantoorbenodigdheden;
- Het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen met zowel interne als externe deelnemers;
- Het aanspreekpunt voor externe gasten en zorg voor een goede ontvangst van bezoekers;
- Het eerste contact voor interne (inclusief buitenlandse subsidiaries) en externe partijen (deurwaarders, archivaris, KvK en advocaten);
- Het organiseren van zakenreizen inclusief de bijbehorende documenten en het afhandelen van declaraties.
Your profile
Je beschikt over een relevante MBO+ of HBO- opleiding en minimaal 5 jaar relevante ervaring;
- Je bent representatief en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden;
- Vanwege het internationale karakter is een goede beheersing in woord en geschrift van de Nederlandse en Engelse taal een vereiste. Een goede beheersing van de Duitse en/of Franse taal is een pré;
- Je hebt affiniteit met IT-systemen, bent bedreven in het werken met Microsoft Office en Sharepoint en vindt het leuk het digitale archief en het DAF Legal Intranet te beheren.
- Je bent nauwkeurig en weet op een correcte wijze om te gaan met organisatiegevoelige of vertrouwelijke informatie;
- Je bent in staat om in een hectische omgeving zelfstandig te werken. Het betreft een fulltime functie.
Department
De afdeling DAF Legal bestaat uit 15 medewerkers in verschillende afdelingen, te weten legal, compliance en litigation en is verantwoordelijk voor alle juridische/compliance gerelateerde zaken voor de DAF en PACCAR EU organisatie. Legal is daarin een sparrings- en gesprekspartner voor directie, lijnmanagement en business in alle delen van de wereld onder leiding van de General Counsel/Company Secretary en werkt waar nodig samen met de collega’s van PACCAR in de US. Het juridisch speelveld binnen de afdeling Legal is zeer divers en weerspiegelt de dynamiek binnen de onderneming.
We offer
Bij DAF werk je in een betrokken en innovatieve organisatie. Samenwerking én verantwoordelijkheid staan centraal. We bieden je een carrière met veel ontwikkelingsmogelijkheden. Dat betekent dat je niet alleen kiest voor een functie, je kiest bij DAF vooral voor jouw toekomst.
Gezamenlijk werken aan een tastbaar product, met passie én trots. Dat is werken bij DAF. Naast een passend salaris biedt DAF jou de volgende arbeidsvoorwaarden:
- Een 36-urige werkweek;
- 27 vakantiedagen en de mogelijkheid om 13 ADV dagen op te bouwen;
- Een variabele bonus, gebaseerd op het resultaat van DAF;
- Een goede werk-privé balans (flexibele werktijden);
- Een pensioenregeling en een collectieve zorgverzekering;
- Mogelijkheden voor je persoonlijke ontwikkeling door het volgen van opleidingen en (online) trainingen.